¿Qué es y para qué sirve Microsoft Access?

Que es Microsoft Access

Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?.

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:

  • El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
  • Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
  • El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
  • La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
  • En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
  • En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
  • Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.

Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero ¿Todo esto será difícil de hacer, no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y nos ofrece una herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeños pero también esconde muchísimas características para usuarios avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.

¿Has visto un programa comercial de facturación? pues eso es una base de datos. ¿Y no te gustaría diseñar tu propio programa de facturación adaptado a tus necesidades e ir mejorándolo según te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseñado para ti, mente inquieta.

Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.

Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación hasta límites inimaginables.

Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como una droga, te engancha.

¿Que herramientas nos ofrece?

Tablas

Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Tablas Microsoft Access ContratistaTablas Microsoft Access Contrato

Consultas

De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

Consulta-en-Microsoft-Access

Formularios

Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma mas práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

Formulario-Microsoft-Access

Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones, imágenes y muchas mas cosas, además de ofrecernos plantillas y temas que nos cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.

Informes

Y como máximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos según nos plazca.

Informes-Microsoft-Access

Hay muchas mas opciones, aquí solo he querido resumir las mas relevantes.

Si estás interesado en aprender mas visita nuestro blog y verás algunos tutoriales que te pueden dar mas luz sobre esta herramienta.

41 comentarios

  1. buena 🙂
    pero me gustaría que lo explicara mejor paso por paso para los que no sabemos ni q existia y queremos aprender bien todo acerca de esta herramienta

    1. Ve a youtube, hay muchos tutoriales paso a paso…

      Aqui te dice todo lo que se puede hacer que esta muy bien, pero no como. Y como hay infinidad de cosas es mejor que busques alli video por video.

  2. Hola:

    Muchas gracias me ha despertado la curiosidad para hacer mi propia base da datos de inventario.

    Saludos.

    Ludwing

    1. Las posibilidades son casi infinitas!!!
      Desde planear una fiesta, organizar quienes son los invitados, sus direcciones, si ya se les enviaron invitaciones, si ya confirmaron, etc, etc.
      Pero si tienes una empresa transnacional puedes guardar toda la información de tus clientes y proveedores, enviarles certificados de calidad de los productos que les hayas mandado, guardar tus recibos, inventario, certificados para auditorías, etc, etc, etc. Puedes hacer desde lo micro hasta lo macro, es indescriptible, tienes que tomar un tutorial

  3. estoy iniciando un curso de acces y desperto i curiosidad para saber mas sobre esta herramienta y es sorprendente todo lo que puedes hacer. quiero aprender a usarlo al maximo es bastante buena

    1. Hola, por supuesto que te vale. Access es un todo terreno. Engloba, además, dos tecnologías importantes, el motor de la base de datos que es donde guardarás y gestionarás tus datos y el propio entorno de programación que te permitirá interactuar con esos datos. Con Access te conviertes en un arquitecto, poco a poco veras que tiene mucho jugo que sacarle y te permitirá llegar muy lejos según vas aprendiendo a usarlo.

    2. Si, Access sirve para crear programas que procesen tu información, cualesquiera que sea, lo importante es tener claro qué necesitas y cómo implementarlo con esta herramienta.

  4. Me gustaría aprender este progra , no existe una capacitación básica de este programa por Internet ..lo básico.
    Es un programa ideal para llevar todo no se necesita más , tiene todo.

  5. En access se pueden generar vínculos con otros sistemas como word (ejemplo que me pueda abrir un documento escaneado)

    1. Eso y mucho más. Access es muy versátil y se comunica bastante bien con el resto de la familia de Office como Word, Excel, etc.

  6. SE PUEDE ARMAR UN LISTADO DINAMICO? POR EJEMPLO ADMINISTRO CAMPAÑAS DE CARTELERIA CALLEJERA DONDE CADA CARTEL ES UNA POSICION (UBICACION) EL TEMA ES SABER QUE POSICIÓN ESTA OCUPADA CON QUE PUBLICIDAD EN UN DETERMINADO ESPACIO DE TIEMPO.

  7. hace una semana empecé aprender el curso y no me parece facil y confiable de usar… si emplementas en tu empresa sólo uno tendria el privilegio de usar… mejor está el excel…

  8. Necesito saber con Access 2016 puedo crear una base de datos y automatizar un correo que les diga que hay una citación

  9. Saludos, excelente presentación del programa Access. Tengo una pregunta, existe la posibilidad que cada formulario que se llene con información especifica, por ejemplo de una compra, se le pueda añadir firmas de las personas envueltas en la transacción?

    Gracias

  10. Quiero hacer una tabla en código SQL que almacene informacion de preoductos que se venden en una tienda
    Id producto
    Nombre d tipo entero que será también clave primaria
    Cantidad de tipo varchar y longitud 100
    Producto de tipo flotante
    Eso se puede hacer en Access???

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