Recibo muchas visitas a este blog preguntándose que es mejor usar si Access o Excel y creo que es el momento de reescribir un viejo artículo del año pasado donde ya hablábamos de ello. El problema es que en ocasiones se tienden a confundir ambas herramientas y su finalidad.

¿Sirven para lo mismo Access y Excel?

Indudablemente, no. Ambas manejan datos, Excel es una hoja de cálculo y es muy cómoda para hacer análisis de datos, estadísticas, contabilidad, y últimamente con las herramientas «Power BI» para empresas que está añadiendo Microsoft para Excel estamos encontrándonos con muchas mas posibilidades de análisis de datos. Por ejemplo, imagine que gestiona una gran cadena de alimentación con comercios distribuidos por todo el país, todos ellos, a través del software de ventas (TPV), enviando información a la oficina central todos los días sobre las ventas del día. El (TPV) genera un fichero Excel, con fechas, artículos, unidades vendidas, etc,  y lo envía al servidor. Imagínese un gran volumen para analizarlos pero ¿Que analizamos? pues deberíamos de hacer análisis sobre los artículos más vendidos, sobre los que menos se venden para eliminarlos del stock, podríamos analizar a qué horas se vende más o que comercio me vende menos. Todas estas operaciones se pueden realizar con Excel de manera muy, pero que muy rápida, añadiendo las fórmulas pertinentes o usando las nuevas herramientas.

Vale, ¿Y Access? ¿Que hago con él?, vamos a ver, Access también tiene capacidad para manejar grandes volúmenes de datos pero está diseñado más para crear un programa que luego usarán nuestros empleados, por ejemplo, el (TPV). Efectivamente, Access es como una especie de lenguaje de programación de andar por casa pero con muchísimas posibilidades. Está diseñado para que personas que no son expertas en programación puedan empezar a hacer sus primeros programas. Con Access se pueden crear programas prácticamente para lo que quieras. Ya hemos hablado del TPV pero también puedes hacer un programa para gestionar una clínica, o uno para nuestra videoteca, o un programa para la gestión de un despacho de abogados, o uno para el control de la biblioteca, son tantas las posibilidades que me faltaría sitio aquí para numerarlas. Access tiene esa capacidad para integrar dentro de él, los datos y las pantallas que usarán los usuarios y nosotros, como creadores del programa podremos poner tantos menús, botones y funcionalidades como necesitemos.

Créanme que es un placer poder diseñarse uno mismo su propio programa y mejorarlo poco a poco según nuestras posibilidades.

¿Son difíciles de usar?

Depende, como todo necesita un aprendizaje. Para algunos les costará más y para otros menos. Hay que tener en cuenta que son herramientas accesibles para todos los públicos ya que ambas suelen venir instaladas en muchos ordenadores. Todo depende de las ganas que tenga uno.

Otra ventaja es que cuando usamos, tanto Excel como Access, no necesariamente hemos de saber usar el 100% de la herramienta para empezar a trabajar, digamos que disponen de varios niveles. En Excel, por ejemplo, aprendiendo las funciones más básicas seremos capaces de llevar nuestra propia contabilidad, o incluso la de nuestro comercio, si es pequeño, no hay que ser un Gurú para sacarle partido.

Con Access pasa igual, si disponemos de un pequeño negocio y queremos crearnos nuestra propia herramienta, conociendo los aspectos básicos de Access seremos capaces de ir creando el programa y luego, si realmente necesitamos mejorarlo o añadirle características mas elaboradas siempre podemos dar un paso más y estudiar las Macros o mejor, el código VBA que lleva escondido y con el que podemos dejar volar nuestra imaginación a la hora de crear. En este blog encontrarás muchos ejemplos muy elaborados usando código pero también encontrarás ejemplos de acciones para lo que no es necesario escribir una sola línea de código.

Resumiendo:

Excel

Lo usaremos para análisis de datos y ciertos aspectos contables, aunque también nos permita llevar, de forma muy rudimentaria, la gestión de un taller, o una escuela, o un pequeño negocio.

Access

Un potente gestor de bases de datos que permite crear un programa para gestionar ese pequeño negocio o un gran negocio, añadiendo menús, botones, formularios, informes, y un sin fin de opciones para interactuar con nuestro programa, ah, y dotarlo de los mecanismos de seguridad para que el usuario, bien seamos nosotros o un empleado, no pueda estropearnos el programa.