Access, Excel, VBA y más

Compartir Base de datos en red por varios usuarios (Parte 2)

Continuamos el tutorial, recordamos que en la parte 1 os explicaba la mejor manera de compartir en red una base de datos, ahora vamos a ponernos manos a la obra para ver como se hace.

Si ya tenemos la base de datos terminada.

En este paso suponemos que ya tenemos una base de datos terminada con sus tablas, formularios, informes, etc… Nos vamos al menú «Herramientas de base de datos», «Mover Datos» y botón «Base de datos de Access»

Aparecerá el asistente para dividir la base de datos. Pulsamos botón «Dividir base de datos» y en la siguiente pantalla lo que nos está diciendo es que vamos a crear el fichero Back-End y nos pregunta donde lo guardaremos, en este punto os aconsejo que lo guardéis directamente en su ubicación de la red donde tendrán acceso el resto de ordenadores:

Le ponemos un nombre al fichero Back-End y pulsamos sobre el botón «Dividir». Ala, pues ya está, ya podemos secarnos el sudor y seguir con nuestra dura vida de programador.

¿Fácil eh?, veamos lo que tenemos ahora, si os fijáis ahora tenéis dos ficheros, en uno estarán solo las tablas y en el otro, el que aún tenemos abierto, las tablas vinculadas, los formularios, los informes y el resto de la aplicación. ¿Y como sabemos que tenemos las tablas vinculadas? pues fijaros en la imagen el dibujito de las tablas en que ha cambiado. Ahora tienen una flecha junto al icono. Eso indica que las tablas realmente no están ahí si no que están en otro lado, en el otro fichero, donde lo halláis guardado. Es lo mas parecido a los accesos directos que tenemos todos en el escritorio de nuestro ordenador.

A partir de aquí la base de datos sigue funcionando como si no hubiera pasado nada. Si se distribuyen copias del fichero con los formularios a los usuarios, cada vez que un usuario ejecute su copia, esta sabrá encontrar el fichero con los datos y todo funcionará a las mil maravillas.

¿Que pasa si mañana cambiamos de sitio el fichero con los datos? pues obviamente que los usuarios cuando ejecuten su base de datos, esta no encontrará los datos y mostrará un error. Para solucionarlo debemos revincular de nuevo nuestro programa. Lo lógico es hacerlo con nuestro fichero original y luego volver a distribuir una copia al resto de los usuarios.

Nos vamos al menú «Datos Externos», opción «Administrador de tablas vinculadas»

Pulsamos «Seleccionar todo» porque en nuestro ejemplo todas las tablas apuntan al mismo fichero que hemos movido, y os comento que podéis tener tablas vinculadas a mas de un fichero, pero eso será tema de otro tutorial.

Pulsamos «Aceptar» y en el cuadro de diálogo buscaremos de nuevo el fichero con los datos, aceptamos y ya tenemos de nuevo nuestra base de datos totalmente operativa.

Pues esto ya está casi terminado.

Consideraciones finales

¿Que tendríamos que hacer si mañana necesitamos ampliar las tablas de nuestra base de datos? pues en primer lugar, abrir el Back-End, añadir las tablas nuevas y las relaciones, ojo con esto, las relaciones es aconsejable que estén en el Back-End ya que así nos aseguramos la integridad de los datos desde un único lugar en vez de tener esparcidas las relaciones por los distintos Front-End.

Una vez añadidas las nuevas tablas es hora de coger nuestro Front-End y decirle donde están las nuevas tablas:

Volvemos al menú «Datos Externos», «Importar y Vincular», botón Access. Ahora tenemos dos opciones Importar o Vincular, la de importar creo que está clara, lo que hará es coger la tabla completa que le indiquemos y  la copiará entera, con todos sus datos a nuestra base de datos lo que no nos interesa. En nuestro caso la opción que debemos marcar es la de vincular:

A continuación nos pedirá que le indiquemos donde está la base de datos con la tabla que queremos vincular y una vez seleccionada, nos mostrará todas las tablas de dicha base de datos para que le marquemos la que queremos vincular, la seleccionamos, aceptamos y listo. Ya tenemos la nueva tabla.

Yo creo que no me dejo nada en el tintero, no obstante, cualquier duda o pregunta podéis hacérmela llegar a través del blog o el formulario de contacto y estaré encantado de responderlas.

Desarrollador de software para pequeña y mediana empresa con más de veinte años de experiencia.

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