Usar Access 2013 y Office 365 para gestionar herramientas críticas

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Un escenario común: Hay un conjunto de herramientas que los operarios se llevan y devuelven. Y en cualquier almacén existen una serie de problemas: ¿Cómo hacer un seguimiento de las herramientas? ¿Están disponibles? Si no, ¿quién las tiene?, ¿Dónde están?, ¿Cuándo van a ser devueltas? ¿En que condiciones están?.

Para McKinstry, un constructor y gestor de edificios comerciales de bajo consumo, el problema se centró en un conjunto de herramientas, los aparatos de medida electrónicos y los sensores para martillos. Los empleados y subcontratistas de McKinstry utilizan las herramientas para realizar auditorías energéticas y proyectos de construcción a pequeña escala. Su solución para el seguimiento de las herramientas era simple: un tablero colgado en el cuarto de herramientas. Si alguien necesitaba una herramienta, irían a buscarla al cuarto de herramientas y, si la herramienta estaba disponible, apuntaban el registro de salida en una plantilla diseñada para ello.

Las desventajas son evidentes: los operarios que necesitan una herramienta tenían que ir al cuarto de herramientas para ver si estaba disponible, eso sin contar que el operario que se la llevara olvidara apuntar en el libro de registro tal situación. A menudo, las herramientas no estaban donde se suponía que debían estar pues con frecuencia se olvidan de devolverlas y se quedaban en el lugar de trabajo. Con el tiempo, el problema empeoró y acabó costando a la empresa miles de dólares para reemplazar herramientas perdidas y dañadas.

Microsoft trabajó con McKinstry para crear una aplicación que rastreara las herramientas con Access 2013 (y alojada en Office 365) para gestionar desde su oficina de Colorado. La aplicación cuenta con un formulario para las herramientas, con información que muestran si están disponibles o no, representada por su ubicación de almacenamiento. También hay formularios para los operarios y los lugares de almacenamiento, lo que hace que sea fácil de asociar estos datos con cada herramienta. Dispone de un historial de uso de cada herramienta. El historial de la salida muestra la última vez que la herramienta fue utilizada y el operario que se la llevó.

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El acceso de la aplicación a través de la Web  proporciona una interfaz de usuario clara y fácil de usar para navegar por los datos en una aplicación construida con Access, incluido el control de Artículos relacionados que muestra los elementos asociados con el registro que se está viendo (clientes y pedidos), y una búsqueda rápida basada en texto para los datos. Las primeras reacciones fueron muy positivas, pero se pidieron algunos ajustes, como por ejemplo, una página de inicio con las instrucciones básicas y botones para las tareas más comunes (como el control de un instrumento).

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Con el mecanizado de datos diario se empezó a utilizar el programa en McKinstry. Ahora la gente puede saber si una herramienta estaba disponible en línea desde su oficina antes de ir a la sala de herramientas. Se puede ver en donde se almacena la herramienta, en que condiciones está y su historial de uso. Se puede ver quien tiene las herramientas y cuando se prevé que la devuelva.

Si bien la interfaz de usuario ofrece facilidad de uso, la búsqueda de una herramienta escribiendo el nombre de la misma resultó ser demasiado trabajo para los operarios que normalmente suelen ir con prisa para empezar su trabajo. Preguntaron si había una solución más rápida disponible, como un escáner de código de barras como los utilizados en las cajas de los supermercados. Implementar dicha característica parece complicado, pero en realidad era bastante fácil de implementar en Access. El escáner simplemente envía las pulsaciones del teclado a través de una conexión USB, por lo que Access utiliza una función de búsqueda para identificar al instante la herramienta basada en el código de registro para esa herramienta. Una macro de datos lanzada desde un botón comprueba la herramienta y agrega un registro al historial de la salida con un simple clic.

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McKinstry utiliza la aplicación de Access desde su oficina en Colorado con una cuenta de Office 365 y prepara una implementación más amplia en otras oficinas que utilizan ya sea Office 365 o una aplicación en las instalaciones una vez que se implementen SharePoint 2013. Ellos saben que controlar el estado actual de sus herramientas mejora la productividad y proporciona un importante ahorro de costes. Mira el video para ver la herramienta:

 

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Artículo extraído del blog oficial de Microsoft sobre Access

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Estudió formación profesional en la rama de electrónica hasta que descubrió el apasionante mundo de los ordenadores personales. Desde entonces, la administración de bases de datos, hojas de cálculo y programación en Microsoft Visual Basic para aplicaciones le han acompañado hasta el día de hoy. En estos momentos, su principal interés está enfocado a portabilizar las bases de datos a dispositivos móviles Windows e IOS, en entornos cliente servidor, enfocado en desarrollos con Microsoft Access, FileMaker y Servidores en la nube como Microsoft SQL Azure.

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