Excel – Usando la Función BUSCAR

Pongamos un ejemplo que ilustre el título del post. Tenemos que evaluar las notas de un alumno en función de la puntuación obtenida en los exámenes. En nuestra hoja de Excel introducimos la puntuación y nos tiene que devolver la nota “Insuficiente, Suficiente, Bien….”, los valores que tenemos son los siguientes:

Si el valor está entre 0 y 4’55    Insuficiente
Si el valor está entre 4’56 y 5     Suficiente
Si el valor está entre 5 y 6          Bien
Si el valor está entre 6 y 8          Notable
Si el valor está entre 8 y 10        Sobresaliente

En Excel podemos abordar el problema de varias formas distintas. En este post desglosaremos la opción BUSCAR en su forma Vectorial.

Primero copiaremos los valores en nuestra hoja de Excel, tal como se muestra a continuación:

D

E

1

0

Insuficiente

2

4,56

Suficiente

3

5

Bien

4

6

Notable

5

8

Sobresaliente

Teniendo en A1 el valor a buscar escribimos la siguiente fórmula en B1: =BUSCAR(A1;D1:D5;E1:E5)

La función BUSCAR tiene tres parámetros diferenciados por colores en la fórmula.

1º  Valor buscadoObligatorio. El valor buscado puede ser texto, número, un valor lógico (Verdadero o Falso) así como la referencia a una celda donde tengamos el valor buscado que, es nuestro caso, es la celda A1.

2º  Vector de comparación: Obligatorio. Rango de celdas, de sólo una fila o una columna, donde se encuentran los valores a comparar, en nuestro caso, las puntuaciones a comparar.

NOTA IMPORTANTE: Los valores que usemos para comparar deben ir en orden ascendente de lo contrario se pueden devolver valores incorrectos.

3º Vector resultado: Este es Opcional, si lo omitimos simplemente devolverá el valor del vector de comparación que coincida con el valor buscado de A1. El vector resultado que, como el anterior, suena feo, es el rango de celdas, de solo una fina o una columna, donde están los valores que queremos que nos devuelva, en nuestro caso, el texto “Insuficiente, Suficiente, Bien….” y debe coincidir en número de valores con los del Vector de comparación.

Y ahora comentaremos dos peculiaridades sobre el funcionamiento de esta función que son, por lo menos una de ellas, la que nos permite jugar con un rango de valores, como son las puntuaciones, en vez de valores fijos.

Peculiaridades

  • Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función muestra el valor más grande, en el vector_de_comparación, que es menor o igual al valor_buscado, en la jerga callejera, si le pido que me busque la puntuación 5,5, como no está en nuestra tabla, buscará el siguiente inferior, en nuestro caso el valor 5 que corresponde con la nota BIEN.
  • Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A. En nuestro ejemplo no le damos uso a esta propiedad que viene a decir que si ponemos a buscar la puntuación -1, como está por debajo del menor valor de nuestra tabla, el 0, la fórmula devolverá el error #N/A.

Como punto y final, te mostraré como realizar la misma fórmula pero en esta ocasión, sin necesidad de tener los valores a buscar en una tabla, si no que los introducimos directamente dentro de la fórmula.

=BUSCAR(A1;{0\4,56\5\6\8};{“Insuficiente”\”Suficiente”\”Bien”\”Notable”\”Sobresaliente”})

 

Dejaremos para los siguientes post la forma de desarrollar el ejercicio utilizando la Función BUSCAR en su forma Matricial y la función BUSCARV

Estudió formación profesional en la rama de electrónica hasta que descubrió el apasionante mundo de los ordenadores personales. Desde entonces, la administración de bases de datos, hojas de cálculo y programación en Microsoft Visual Basic para aplicaciones le han acompañado hasta el día de hoy. En estos momentos, su principal interés está enfocado a portabilizar las bases de datos a dispositivos móviles Windows e IOS, en entornos cliente servidor, enfocado en desarrollos con Microsoft Access, FileMaker y Servidores en la nube como Microsoft SQL Azure.

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