Cuando creamos nuestra primera base de datos lo primero que tenemos que configurar son las tablas pero mucha gente no termina de entender este concepto. Intentemos explicarlo y para ello que mejor que empezar definiendo que es Access. Access es un sistema de bases de datos, simplemente. Imaginemos que tenemos un listado de clientes, con sus nombres, apellidos, direcciones, teléfonos, etc… toda esa información, bien organizada podríamos tenerla almacenada en Microsoft Access. ¿En qué parte? En una tabla, o varias, según los datos que tengamos o necesitemos almacenar.
Para manejar esa información, editarla, visualizarla, buscarla, añadir o quitar, etc., lo podríamos hacer a través de los formularios pero no es esa la finalidad de este artículo. Aunque la tabla como tal, aunque menos intuitiva, también nos proporciona una serie de herramientas para poder trabajar con esos datos.
Centrémonos en las tablas. Antes de empezar a crear pantallas (Formularios) como locos donde mostrar e interactuar con nuestros datos, debemos tener esos datos en algún lugar, y ese lugar es en una tabla, como ya hemos dicho.
Una tabla debe almacenar datos de una misma entidad, esto suena un poco feo, pero vamos a intentar explicarlo.
- Clientes
- Proveedores
- Facturas
- Vehículos
- Artículos
- Etc.
Estos son sólo algunos ejemplos de entidades. Si hablamos de clientes deben estar almacenados en su propia tabla. No podemos tener en la misma tabla los datos de los clientes y, por ejemplo, los datos de los Artículos. Una tabla para cada tipo de información. Una tabla donde almacenaremos los clientes, otra donde almacenaremos los proveedores, otra para las facturas, otra para los vehículos y así con todo. Más adelante veremos la forma de interactuar con esos datos que, en la mayoría de los casos guardarán cierta relación.
Por ejemplo, podremos ver que artículos, de la tabla artículos, se le han vendido a que clientes, o a que proveedores les compramos más artículos, etc. Toda esta información, que está repartida, cada una en sus tablas, podremos relacionarla y combinar la información de varias tablas para mostrar los datos en un solo informe.
Para crear una tabla en Microsoft Access debemos de tener algunas consideraciones antes de empezar:
- ¿Qué información queremos almacenar en una tabla de Access?
- ¿Hay información que se repita frecuentemente en mi tabla?
- ¿Qué tipo de datos vamos a utilizar?
- ¿Pondremos limitaciones a la hora de introducir los datos?
Acompáñame en los próximos artículos donde veremos parte por parte todas estas consideraciones que entrañan la creación y tratamiento de las tablas y podrás comprobar que no es tan fiero el lobo como lo pintan.