¿Por qué usar Microsoft Access o Excel?

Definir un “por qué” en pocas líneas se me haría extremadamente difícil dados la inmensa cantidad de argumentos que os puedo dar. Access y Excel son primos hermanos. Uno empieza manejando la información en Excel y llega un día en que esa información tiene un volumen importante, o necesitas más seguridad para tus datos y Excel se te queda corto. Ahí es donde entra Access para echar un cabo.

Pero no es que Access sea el sustituto de las hojas de cálculo de Excel, cada programa está diseñado para lo que es, ambos se complementan. Juntos son dos monstruos creados por Microsoft con tantísimas posibilidades y aplicaciones en nuestro día a día que, una vez los descubres ya no puedes pasar sin ellos.

Un ejemplo, hace años tuve la necesidad de gestionar la caja contable de un pequeño comercio y con excel pude solucionar el problema de forma eficaz sin tener que invertir un duro en carísimos programas de contabilidad. Tiempo después tuve que delegar a un tercero esa tarea y necesitaba cierta seguridad en la información y un control extra que Excel no me proporcionaba, necesitaba comprar un programa de contabilidad, pero afortunadamente ahí estaba Access y con apenas unas nociones básicas pude crear una base de datos con sus menús, sus formularios, su seguridad y, todo esto sin invertir un duro en caros programas de contabilidad. Obviamente el programa diseñado en Access a su nacimiento distaba mucho de lo que era un programa comercial de contabilidad pero, convertirme en mi propio programador me permitió ir mejorándola día a día hasta que llegó a ser una gran aplicación.

Me considero un enamorado de ambas herramientas, desde que estoy en el mercado laboral me han acompañado siempre y gracias a ellas he sido mas eficaz, he trabajado menos y mejor, y me han abierto innumerables puertas.

Hay otros a parte de los de Microsoft, algunos gratuitos, pero ninguno de ellos le llegan a la suela de los zapatos a los de Microsoft.

Estudió formación profesional en la rama de electrónica hasta que descubrió el apasionante mundo de los ordenadores personales. Desde entonces, la administración de bases de datos, hojas de cálculo y programación en Microsoft Visual Basic para aplicaciones le han acompañado hasta el día de hoy. En estos momentos, su principal interés está enfocado a portabilizar las bases de datos a dispositivos móviles Windows e IOS, en entornos cliente servidor, enfocado en desarrollos con Microsoft Access, FileMaker y Servidores en la nube como Microsoft SQL Azure.

10 Comments

  1. Responder david

    Buenas.
    Yo creo que no queda suficientemente explicado la diferencia entre Excel y Access.

    Excel es una hoja de cálculo, o sea, sirve para incluir cálculos en base a datos, además de que me permite representarlos gráficamente, siendo una forma muy “atractiva” para el que se inicia.

    Access es una base de datos, y por tanto, un almacen de datos. No permite tanta florituras como Excel, ni coloritos, ni gráficas, … solo almacenamiento de datos en una estructura establecida conforme a los fines de la información que se almacena. Normalmente, se usa software para “visualizar” esta información mediante la utilización de consultas.

    Ahi va mi opinión, y podeis conocer más en http://www.manejandodatos.es

    • Responder @angilmen

      Discrepo en tu opinión, Access no dolo es un almacén de datos, sino que es un completo lenguaje de programación que te permite aplicar tantas florituras como imaginación tenga el programador. Y si permite hacer gráficos perfectamente igual que se hacen con Excel y por supuesto se pueden hacer cientos de cosas más que con Excel. Es un todo en uno, un muy buen gestor de datos más un buen lenguaje de programación para interactuar con ellos.

      Aún así, no quiero quitarle mérito a Excel. En sus últimas versiones a parte de manejar muchos más datos de lo que eran capaces sus versiones anteriores también hay disponibles unos plugings que le dan más capacidad en cuanto a volumen de datos se refiere.

      Access, como dije, incorpora su lenguaje de programación “VBA” orientado a objetos con todo un Arsenal de herramientas para exprimirlo al máximo. Todo es cuestión de maña.

    • Responder @angilmen

      Añado que también es capaz de hacer cálculos complejos como Excel.

      La diferencia entre ambos es que para muchas cosas, por ejemplo, una simple calculadora de préstamos, no es necesario hacer una aplicación en Access cuando Excel es más práctico para ello pero si esa cslculadora de préstamos necesita guardar registro de todos los presupuestos que se hacen con los datos de todos los clientes se hace necesario gestionar esa información con un buen gestor de bases de datos.

      • Responder david

        Bueno, tienes razón en todo lo que me rebates!

        Mi opinión viene fundamentada porque yo nunca uso Access para desarrollar aplicaciones, y sólo como “almacen”.

    • Responder @angilmen

      Hola, he leído tu artículo y en algunas cosas no estoy totalmente de acuerdo. Efectivamente Access está diseñado para lo que es pero eso no significa que tenga limitaciones. Yo llevo utilizando la herramienta cerca de 20 años, tengo proyectos de muchos megas. Es cierto que su capacidad no pasa de 2Gb pero ¿Cuanto cabe en 2Gb? Yo tengo trabajando una base de datos mas de 8 años continuos de introducción de datos diarios, la base puede tener unos 40Mg y con miles de registros. Lo mejor de todo es que, en el caso de que los 2Gb se queden cortos siempre tenemos la opción de trasladar los datos a un SQL Server o un MySQL y seguir trabajando desde Access con unos cambios mínimos.

      He tenido aplicaciones Access de mas de 50 usuarios, es cierto que no todos activos a la vez pero si una cantidad aceptable y funciona bastante bien. Esto en entorno industrial.
      Los campos memo en la versión de Access 2013 soportan hasta 65,536 caracteres. Mas que de sobra para cualquier proyecto. http://goo.gl/Bj9lU

      Seguramente el problema que comentas con los campos memo se produce al trabajar con bases de datos externas a Access, hablamos de conectar a SQL Server o MySQL a través de divers ODBC.

      Por otro lado Access integra su propio lenguaje de programación VBA que es heredado de Visual Basic y que, a pesar de ser su hermano menor, dispone de cientos de objetos que controlan miles de opciones a través de código. Puedes controlar objetos de formularios, objetos de datos con récord sets y…..realmente no hay límites, como cualquier lenguaje de programación orientado a objetos es superpotente pero, si aún así, no sabes programar, dispone de cientos de herramientas para poder trabajar con el a nivel de usuario.

      Access es un gran gestor de bases de datos aunque si que es cierto que no se puede comparar con gestores mucho mas potentes pero no hay que olvidar que Access no solo es un almacén de datos sino que integra el front-end, la capacidad para gestionar e interactuar con esos datos con la ventaja de que además, aunque no tengas los datos alojados en Access puedes conectarte a ellos y seguir usando Access como lenguaje de programación fácil e intuitivo para trabajar con ellos.

    • Responder manejandodatos

      Excel es una hoja de cálculo, cuya función principal es … CALCULAR.
      Access es una base de datos, que te permite ALMACENAR la información ORDENADA, y si te lo curras, también puedes calcular. Access es una base de datos “singular” porque te permite tener formularios e informes (además de programar) en un solo fichero. Esto es bueno o malo, según se mire.

  2. Responder Van

    Access le ha dado un plus muy grande a mi trabajo. Recuerdo que en el ramo de de mi universidad “Aplicaciones informativas” el profesor nos decia que nosotros probablemente no veriamos nada de base de datos (estudié auditoria) pero que necesitabamos conocer el modelo entidad relación para saber lo que hará el programador de nuestra empresa.

    Cuando comencé a trabajar, en nuestro servicio solo utilizabamos el excel y nadie conocia el potencial de access. Fui partiendo de a poco diseñando bases que solucionaban problemas sencillos y ahora he diseñado incluso la base de datos que sirve para efectuar las recaudaciones. Access me ha abierto una puerta de conocimiento.

    Recuerdo cuando “jugaba” con el antiguo computador de mi padre y jugaba a llenar la base de datos Neptuno. Jamás pensé que podria aprender a trabajar Access, asi que animo a todos los curiosos a intentar esto que puede ser tan dificil como trabajar en Access. Las recompensas bien lo valen.

    🙂

    • Responder Angel

      Hola Van, gracias por tu aportación. Efectivamente Access es lo que tiene, empiezas poco a poco y cuando te quieres dar cuenta resulta que te está resolviendo problemas complejos y con poco esfuerzo. Es un aliado muy útil en muchos aspectos.

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