Microsoft Access Curso Básico 5 – Clientes, mejorando la tabla

 

En el capítulo anterior de nuestro curso básico de Access vimos como crear nuestra tabla para almacenar los clientes. Vamos a dar un paso más en esta entrega y vamos a mejorarla un poco añadiendo algo de lógica a la vez que aprendemos algunos conceptos nuevos.

Pero sería recomendable que, antes de mejorarla, tuviéramos algunos clientes metidos para poder ver sobre la marcha como actúan las mejoras que introduciremos.

Introduciendo datos

Ahora estarás esperando a que te deje un fichero con un montón de datos de clientes que me habré inventado para que puedas introducirlos en tu base de datos ¿a que sí? pues estás de suer…………….¡Que nooooooo, que es broma, que no te los voy a pasar! (Ángel, que malo que eres). Te diría lo de “caminante, no hay camino, se hace camino al andar……” vamos, que te voy a poner a trabajar un poco y vas a inventarte, si no los tienes, los datos de algunos clientes para meterlos en el programa.

Mira, yo ya me he inventado uno:

Access-Pantalla etrada clientes

¡Aaaala! ¡Que pantalla más chula para introducir los clientes!

¿yo los puedo dar de alta también así maestro?

Pues siento decirte, querido padawan, que aún no. (Este tio es un borde, me había hecho ilusiones)

Pero tranquilo, aún no podrás hacerlo así porque no hemos diseñado el FORMULARIO pero ya llegaremos ya…tu sigue mis artículos y verás más adelante que podrás hacer una pantalla como esa e incluso más impresionante para introducir los clientes.

Por ahora te vas a conformar con la tabla de Clientes y con el formato “tabla” que es lo más parecido a una hoja de Excel. Para ello haz doble clic sobre el nombre de la tabla Clientes:

Access-Pantalla etrada clientes

Al hacerlo verás que tendremos una vista a la derecha de la tabla, es lo mismo que teníamos en el artículo anterior cuando creamos la tabla. Para hablar con propiedad diremos que las filas de nuestra tabla, o sea, cada uno de nuestros clientes, son “Registros”.

Del primer campo, el Id, no debemos preocuparnos porque ya vimos en la entrega anterior que Access asignará un número correlativo automáticamente por cada registro que introduzcamos en nuestra tabla.

Para introducir datos simplemente vas escribiendo y, si no quieres usar el mouse para pasar de un campo a otro, mi consejo es que uses el tabulador, verás que cuando llegues al último campo automáticamente pasará al siguiente registro.

Mientras yo sigo escribiendo una líneas de texto te dejo que te inventes unos mil o dos mil clientes para que podamos seguir con el curso adecuadamente.

(¿DOS MIIIIIIIIIILLLLLLL? Ángel, ¿es que te has vuelto loco?.)

Bueeeeeeeno, con unos cinco o seis registros me vale, tampoco voy a ser muy exigente, pero reconócelo….¡Te has asustado! 😉

Access Tabla con datos

¡Te voy a dar un truco espectacular. De los que ni te imaginas. De los que vas a alucinar por el resto de tus…….! (si, me he venido arriba, no tengo arreglo jejejeje)

Si ves que el ancho de columna te impide ver toda la información de los campos puedes hacerlo más ancho pulsando sobre la delgada línea vertical que separa el nombre de un campo del de al lado. Para que lo veas claro en la imagen anterior te he marcado esa línea en el campo Id y en el Nif. Esto, como he dicho más arriba, es lo más parecido a Excel.

Vamos a mejorar un par de cosas para que Access se encargue de ciertos asuntos automáticamente sin que tengamos que preocuparnos nosotros.

Campos Clave y valores duplicados

Hay datos que querremos que no se puedan repetir. Por ejemplo, el campo Id que nos generó Access automáticamente está configurado para que no se pueda repetir la información en dos registros iguales.

Pero, decíamos en la entrega anterior, que el NIF de un cliente también debería ser un valor único para él del que no debería de existir dos iguales. De hecho, si tienes dos clientes con el mismo NIF en la base de datos es porque te has equivocado y eso no debería de ocurrir.

En estos casos lo mejor es que Access incorpore algún mecanismo que nos avise e impida dar de alta cuando queramos meter dos clientes con el mismo NIF.

Vamos a modificar la tabla y lo vemos sobre la marcha.

Para modificar la tabla debemos cambiarnos al modo diseño….¿pero puedo hacerlo teniendo ya datos? pues claro que si chaval! ya dijimos que Access es un sistema muy versátil y si ahora nos hace falta ajustar algunas cosas lo podemos hacer sin problemas.

Para entrar en modo diseño, aunque se puede hacer de dos formas, como este es el curso básico lo haremos con la más evidente:

Access vista diseño tabla

 

 

Y la vista cambiará a esta imagen:

 

Un vistazo rápido nos indicará que tenemos los campos de nuestra tabla con información del tipo de dato y en la parte inferior las propiedades de cada uno de los campos que podemos personalizar.

Fíjate que a la izquierda del campo llamado Id hay un dibujo de una llave. Eso significa que ese campo está configurado como Campo Clave. Todas las tablas que diseñemos deberían tener un Campo Clave que identifique el dato que, con toda seguridad, será único para cada registro. Más adelante veremos la utilidad de identificar de forma inequívoca cada registro de nuestras tablas.

En el caso de los Clientes puede darse el caso de que dos de ellos tengan el mismo nombre y apellidos, pero no deberían tener, en teoría, el mismo NIF.

Veremos también más adelante que un Campo Clave, a parte de para evitar que dupliquemos su información en dos registros nos será de utilidad cuando hablemos de tablas relacionadas.

Bueno, ¿como lo llevas? parece fácil hasta aquí, ¿no?

Lo que haremos, y así de paso aprendes a hacerlo, es eliminar el campo Id que creó Access por nosotros y convertir el Campo NIF en el campo clave de nuestra tabla Clientes.

Para borrarlo sitúate sobre el campo Id y en el menú superior (Ribbon) pulsa sobre Eliminar Filas.

 

Access eliminar filas

 

¿POR QUÉ ME HACES CASO INCOSCIENTE?…(¡Ángel, por dios! si me acabas de decir que la borre…..me vas a matar de un susto.)

Te libras de la bronca porque te lo he dicho yo. A ver, vamos a borrar ese campo pero esta operación no se podrá deshacer. Cuando vueles libremente sin mi ayuda y estés desarrollando tu aplicación, antes de borrar un campo, piensa primero en lo que vas a haces y si realmente es lo que quieres hacer. Ten en cuenta que, junto con el campo, borrarás toda la información que hubieras introducido en él y, como te he dicho NO ES RECUPERABLE.

Una vez borrado nos vamos a situar sobre el campo NIF y lo vamos a convertir en nuestro nuevo Campo Clave. Campo que, como hemos dicho, no podrá repetirse su valor en dos registros.

Access definiendo campo clave

Pulsa sobre el botón Clave Principal y podrás observar como ahora al NIF le aparece también el dibujo de la llave. Ahora fíjate en las propiedades del campo NIF situadas en la parte inferior de Access:

Puedes comprobar que Access ha configurado dos de sus parámetros en Si:

  • Requerido
  • Indexado

Esto hará que, sí o sí, tengas que introducir el NIF para dar de alta un registro, es OBLIGATORIO. Sino no te dejará darlo de alta. Nos aseguramos así que no tengamos un Cliente sin NIF y que luego no seamos capaces de localizarlo en nuestra base de datos.

Con el Indexado a Si conseguiremos que no puedan haber duplicados de ese campo. Y si no te lo crees ya deberías de estar probando las dos cosas. Cambia la tabla a Vista Ver para introducir datos de nuevo y prueba a añadir un cliente sin haberle puesto el NIF o intentan meter un cliente nuevo y le pones un NIF que ya exista. Verás como ahora Access piensa estas cosas por nosotros:

Access Vista Ver

Intentando introducir un Cliente sin el NIF:

 

Veamos otra propiedad interesante de los campos de nuestra tabla.

Valor predeterminado

Hay campos que nos puede interesar que Access introduzca el valor por nosotros. Un caso muy evidente puede ser el campo Fecha de Alta del cliente en nuestra base de datos. Tenemos claro que cada cliente que demos de alta le vamos a poner la fecha de hoy, entonces, ¿por qué realizar ese trabajo de forma manual para cada uno de ellos? dejemos que Access ponga la fecha automáticamente.

Sitúate sobre el campo Fecha de Alta y fíjate en las propiedades del mismo en la parte inferior. Una de ellas pone “Valor predeterminado”. Ese valor podemos configurar lo que queramos, desde un texto, un número o una fórmula que devuelva un valor. En nuestro caso vamos a usar una Función de Access que calcula la fecha actual. Veremos las funciones con más detenimiento en futuras entregas pero, simplificando mucho, las funciones son como fórmulas predefinidas que hacen cosas. Access trae muchas de ellas que nos van a facilitar las cosas y que podremos usar a lo largo y ancho de la aplicación:

Access valor predeterminado

La función que he usado se llama “Fecha()” tal cual la he escrito, incluidos los paréntesis. ¿Y ya está?, pues sí, así de fácil. Con eso Access pondrá automáticamente en cada registro la fecha de tu ordenador. ¡Pruébalo hombre, a qué estás esperando!

 

Ten claro un detalle, Access pone automáticamente ese valor en el momento de CREAR EL NUEVO REGISTRO. Eso significa que el valor de la fecha actual se quedará registrado y no cambiará cada vez que consultes el registro si no lo haces tu manualmente.

Te enseñaré más adelante dónde encontrar el resto de funciones que tiene Access para que puedas consultarlas.

¿Que te estoy abrumando con tanta información? veo que eres un poco quejica. Además, te lo estoy entregando todo muy mascado paso a paso y, como te prometí en su día ya estás haciendo cosas más serias con Access sin escribir una sola línea de código.

O sea, apúntate esta frase en la mente que te va a sorprender, estás creando ya un programa para gestionar tus clientes que va ya a empezar a pensar por ti mismo y sin necesidad de aprender programación para ello, sin escribir código. Venga, reconócelo, di que estás realmente sorprendido con la afirmación jejeje. (Este Ángel a veces se ralla un poco)

Con esto tenemos suficiente para esta entrega. Verás que hay muchas mas propiedades de los campos pero lo mejor es que vayamos usándolos según vamos desarrollando nuestra aplicación.

En el siguiente artículo nos vamos a meter en faena para crear el formulario que os enseñé al principio para introducir los datos de nuestros clientes, por que meterlos en la tabla pasa, pero usar una pantalla diseñada por nosotros, con sus botones, colores, y demás material gráfico es una gozada aún mayor. O sea, nos meteremos de lleno en la Interfaz Gráfica:

Access-Pantalla etrada clientes

 

Resumen

En esta entrega hemos visto:

  • Cómo introducir datos
  • Campos Clave
  • Valores Duplicados
  • Valor Predeterminado

Enlace de interés

Desde nuestra página amiga www.louesfera.com estamos desarrollando el mismo curso pero utilizando la herramienta multi plataforma FileMaker Pro. No dudes en visitar el curso y aprende Access y FileMaker al mismo tiempo.

Precisamente en su capítulo 5, FileMaker nivel básico 5: Clientes, mejorando la tabla, podemos ver como haríamos en FileMaker Pro todo lo que acabamos de hacer aquí con Microsoft Access.

Desarrollador de software para pequeña y mediana empresa con más de veinte años de experiencia.

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