¿De dónde tomar los datos en Excel?

En el artículo anterior donde nos hacíamos la misma pregunta sobre Access dábamos todas las claves necesarias que, además se comparten con Excel.

Cuando trabajamos con nuestras hojas de cálculo la mayoría de las veces los datos los escribimos manualmente pero ¿que pasa si esos datos no los tenemos a mano? No es muy descabellado encontrarnos con datos alojados en servidores externos como MySQL, SQL Server, SQL Azure, Oracle o cualquier otro servidor y ello tampoco es un problema para nuestra hoja de cálculo Excel.
El procedimiento es crear una conexión ODBC en Windows donde configuraremos los parámetros del servidor donde estén esos datos, así Excel sabrá encontrar la tabla donde esté esa información y trasladará los datos a nuestra hoja de cálculo.

Aunque no vamos a describir aquí todo el proceso porque cada servidor utiliza sus propios parámetros diremos que Excel nos ayuda bastante con los pasos necesarios. Debemos ir a la pestaña “Datos” y en el grupo “Obtener datos externos”, seleccionar “De otras fuentes”, en el menú desplegable podemos seleccionar “Desde el asistente de conexión de datos” y seguir los pasos del mismo para configurarlo.

Excel, conexión a datos externos

Como observación diremos que para que nuestro Excel sepa entenderse con el servidor al que vayamos a conectarnos, en Windows debemos instalar los drivers ODBC correspondientes a ese servidor, de lo contrario no podremos hacer la conexión. Por ejemplo, imaginemos que queremos conectarnos a un servidor MySQL, debemos de buscar en internet la web oficial de MySQL y en ella descargar el driver ODBC e instalarlo, una vez hecho eso podrás ver que el asistente de Excel mostrará MySQL para poder configurarlo. Digamos que el driver ODBC es un intermediario entre nuestro Excel y el servidor, es el que se encarga de traducir las órdenes que le de Excel para recuperar los datos.

No obstante, si te fijas bien observarás que para las tecnologías mas comunes de Microsoft como Azure o SQL Server ya vienen los drivers instalados por lo que solo tendremos que buscarlos en el caso de que usemos otro tipo de servidor.

Al principio quizás cueste un poco hacerse con el método pero hecho un par de veces verás que suele ser muy sencillo.

Una vez realizado todo el proceso nuestra hoja quedará vinculada al servidor y la tabla que le hallamos asignado y, cada vez que abramos el fichero de Excel, se conectará al servidor y recuperará la información actualizada.

Has de tener muy en cuenta también los datos que te pedirá el asistente para conectar al servidor y que suelen ser tres:

1- La dirección del servidor
2- el usuario
3- la contraseña

Me reservo para un próximo artículo realizar un video tutorial con pelos y señales para realizar esa conexión.

Estudió formación profesional en la rama de electrónica hasta que descubrió el apasionante mundo de los ordenadores personales. Desde entonces, la administración de bases de datos, hojas de cálculo y programación en Microsoft Visual Basic para aplicaciones le han acompañado hasta el día de hoy. En estos momentos, su principal interés está enfocado a portabilizar las bases de datos a dispositivos móviles Windows e IOS, en entornos cliente servidor, enfocado en desarrollos con Microsoft Access, FileMaker y Servidores en la nube como Microsoft SQL Azure.

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