Cinco recomendaciones imprescindibles para trabajar con las tablas de Microsoft Access

Después de casi veinte años utilizando Microsoft Access me voy a permitir la licencia de contarte las cinco recomendaciones imprescindibles para trabajar con las tablas de Microsoft Access.

1- Crea siempre un campo clave en todas las tablas

Para la mayoría de las tablas es obvio su campo clave, por ejemplo, para la tabla de empleados, el NIF, solemos utilizarlo como campo clave. Para una tabla de “Marcas” solemos crear un campo clave auto numérico que pueda asignar un número único a cada una de ellas pero habrá otras tablas que creemos que no lo necesiten como por ejemplo la que nos relacione Películas con Actores. Mi consejo es que incluso a esas tablas se le cree un campo clave. Si no lo lleva, crea un campo auto numérico y que sea el campo clave. La razón de ser es que con los años, si nuestra base de datos madura lo suficiente como para exportar los datos a servidores más profesionales terminarán haciéndonos falta. Mejor prevenir que curar.

2- No uses espacios en los nombres de las tablas ni de los campos

Cuando empezamos a utilizar Access tendemos a nombrar las cosas por su nombre, por ejemplo si creamos una tabla para almacenar las tareas comunes no la nombres como suena “Tareas comunes”, ese espacio entre las dos palabras aunque al principio te permita identificar la tabla más fácilmente, a la larga en un problema cuando evoluciones y empieces a trabajar con código VBA. Entonces esos espacios se convierten en un problema para que VBA los entienda y lo mismo pasa con el nombre de los campos, en este caso puedes poner el nombre a la tabla como “TareasComunes” o “Tareas_Comunes”. Un campo que almacene el nombre y los apellidos de tus clientes puedes llamarlo “NombreYapellidos” o “Nombre_y_Apellidos”, créeme que a la larga te ahorrarás muchos dolores de cabeza.

3- Relaciona siempre las tablas

Aunque parezca obvio esta parte es donde más he visto pecar a la gente que empieza a utilizar Microsoft Access. Como sistema de base de datos relacional es muy importante que tengamos muy claro desde el principio las relaciones que existen entre tablas y realizarlas, siempre que podamos, nada más crearlas. No lo dejes para después ya que terminamos olvidándolo y con el tiempo nos encontramos desagradables sorpresas.

4- Elige el tamaño de los campos adecuado

Cuando creamos un campo de texto, por ejemplo, Access le asigna el tamaño máximo del campo a 255 caracteres y nuestro defecto es no modificar ese valor, mejor que sobre y no que falte. Sin embargo pecar de precavido por exceso, con los años, nos puede perjudicar y es que, aunque no lleguemos a rellenar esos 255 caracteres, Access se los reserva en cada nuevo registro. Si hemos creado un campo de texto para guardar un código postal cuesta bien poco en el momento de crearlo de limitar su tamaño a 5 caracteres, o si es un DNI o NIF limitarlo solo a 10.

5- Utiliza encarecidamente las reglas de validación

Pensemos en las personas que utilizarán nuestra base de datos, ¿te cuento un secreto? Somos manazas, si, y mucho. No he visto una persona que no cometa un error en su vida y tecleando se le escape un dedo, el dedo tonto, y pulse la tecla que no es anotando para un chicle, por ejemplo, en vez de 0,10€, unos exagerados 100€. Reconozcámoslo, somos así, nosotros y los usuarios de nuestra aplicación, así que no nos queda otra que poner todos los medios a nuestro alcance para evitar que esos errores involuntarios. Si tenemos que almacenar una fecha de nacimiento de nuestros clientes no permitas que el usuario introduzca una fecha superior a hoy, utiliza una regla de validación como “

Estudió formación profesional en la rama de electrónica hasta que descubrió el apasionante mundo de los ordenadores personales. Desde entonces, la administración de bases de datos, hojas de cálculo y programación en Microsoft Visual Basic para aplicaciones le han acompañado hasta el día de hoy. En estos momentos, su principal interés está enfocado a portabilizar las bases de datos a dispositivos móviles Windows e IOS, en entornos cliente servidor, enfocado en desarrollos con Microsoft Access, FileMaker y Servidores en la nube como Microsoft SQL Azure.

3 Comments

  1. Responder manejandodatos (@manejandodatos)

    Más veces lo escribas y más lo tengas presente … menos caso te hace la gente!

    y luego, cuando hay que hacer modificaciones “con fundamento” …. vienen los lamentos!

    Enhorabuena!

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